Etablering og drift av aksjeselskap

• Størrelse på styret
• Retningslinjer for gjennomføring av generalforsamling
• Eventuelle særlige bestemmelser om omsetning av aksjer, herunder knyttet til forkjøpsrett

Vedtekter kan endres ved beslutning på generalforsamlingen. For vedtektsendringer er det krav om to tredjedels flertall, dvs at minst to tredjedeler av de avgitte stemmer og av aksjekapitalen som er representert på generalforsamlingen, stemmer for.

Forslaget til vedtektsendring skal være omtalt i innkallingen.

Etter behandling på generalforsamling meldes vedtektsendringen inn til Brønnøysundregisteret gjennom Altinn. Som vedlegg til slik melding skal følge signert generalforsamlingsprotokoll.

Selv om prosessen som sådan er ukomplisert, er det flere detaljer som skal være riktig gjennomført og håndtert for at endelig registrering i Altinn vil bli gjort. Det er derfor viktig å være nøyaktig i arbeidet, slik at den faktiske gjennomføring blir mest mulig effektiv.

3. Aksjonæravtale

I selskaper som etableres eller eies av flere eiere, kan det ofte være ønskelig for eierne å inngå nærmere avtaler om hvordan selskapet skal drives og om hvordan ansvar, risiko og rettigheter skal være delt mellom de ulike eiere og interessenter. Slike avtaler er det naturlig å nedfelle i en aksjonæravtale tilknyttet selskapet.

Selv om aksjonæravtalen er en avtale i tilknytning til selskapet, er den ikke en del av selskapsdokumentasjonen etter aksjeloven. Aksjonæravtalen er en privatrettslig avtale mellom aksjonærene som eiere (privatpersoner eller selskaper), og setter rammene for hvordan eierne skal opptre overfor hverandre. Det kan også legge rammer for hvordan eierne skal opptre på generalforsamlingen, herunder sette rammer for vedtektsendringer, aksjesalg, utbytte mv.

En aksjonæravtale trenger ikke omfatte alle aksjonærer og alle aksjer. Ofte vil en aksjonæravtale gjelde en bestemt gruppering aksjonærer, som samlet eier en større del av aksjekapitalen. Dette kan bidra til at gruppen opptrer samlet og dermed får flertall for de beslutninger de ønsker på generalforsamlingen, i samsvar med de vilkår medlemmene har vært enige om ved etablering av aksjonæravtalen.

Eventuelle tvister som måtte oppstå under en aksjonæravtalen vil ikke nødvendigvis omfatte selskapet som part, eller på annen måte direkte påvirke selskapets aktivitet og virksomhet. Slike konflikter vil ofte måtte løses som selvstendige konflikter mellom eierne.

4. Styre

Styremedlemmene velges av generalforsamlingen. Hvis ikke annet er fastsatt i vedtektene eller av generalforsamlingen, velger styret selv sin leder. Avhengig av selskapets størrelse og organisering kan også ansatte ha rett på å velge styremedlemmer.

Styret har ansvar for «forvaltningen av selskapet». Dette omfatter å sikre en forsvarlig organisering og å følge opp at selskapets virksomhet og drift er i samsvar med relevante krav. Herunder er det styret som ansetter og skal føre kontroll med den daglige ledelse.

Ut over de rammer som følger av aksjeloven generelt, kan generalforsamlingen fastsette styreinstruks som gir mer detaljerte retningslinjer for styrets arbeid. Slike retningslinjer kan også følge av eventuelle aksjonæravtaler, men krever en instruks vedtatt på generalforsamling for å få betydning for hele styret.

a. Styrets handleplikt

I tillegg til at styret har et generelt ansvar for å føre tilsyn med hele virksomheten, og å påse at årsregnskap og årsberetning signeres og sendes til generalforsamlingen, har styret et særlig ansvar for å føre kontroll med selskapets finansielle situasjon.

Dersom styret ser at «egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten», skal styret behandle saken. Styret må da diskutere ulike muligheter for å forbedre situasjonen. Deretter skal styret innkalle til generalforsamling for å informere eierne om situasjonen og fremme forslag til tiltak som kan forbedre den økonomiske stilling.

Hvis nødvendige tiltak ikke kan iverksettes, skal selskapet foreslås oppløst.

Gjennomføring av en slik saksbehandling er et konkret krav i aksjeloven. Dersom selskapet går konkurs, og styret finnes å ikke ha oppfylt sin handleplikt, kan styremedlemmene etter forholdene bli holdt økonomisk ansvarlig for de tap som oppstår

Det er styret som har ansvar for og fullmakt til å begjære oppbud. Styret har både plikt og fullmakt til å begjære oppbud selv om eiere måtte være uenige i dette. Eventuelle innsigelser fra eierne, som fører til økonomiske tap, vil som utgangspunkt eventuelt måtte tas gjennom erstatningssøksmål mot styret etter aksjelovens regler for dette.

5. Styreleders rolle og ansvar

Hvis ikke styreleder velges direkte av generalforsamlingen, skal rollen utpekes av og blant styremedlemmene i styremøte.

Styreleder har et særlig ansvar for å påse at møter avholdes, at saker tas inn til styrebehandling og behandles på forsvarlig vis, og at alle styremedlemmer gis anledning til å delta i behandlingen av sakene. Styreleder har videre normalt et ansvar for å følge opp daglig leder, særlig knyttet til forberedelser til og gjennomføring av styremøtene.

Ved stemmelikhet besluttes det styreleder har stemt for.

Som følge av sitt særlige ansvar for styrets saksbehandling, og sin naturlig tettere rolle mot daglig leder og driften enn de øvrige styremedlemmer, vil det kunne oppstå situasjoner hvor styreleder må anses å ha et særlig ansvar dersom ting går galt. Styreleder kan dermed risikere erstatningskrav mot seg i større grad enn det andre styremedlemmer risikerer. Dette er nærmere omtalt her.

6. Styrets saksbehandling

Styret skal normalt behandle saker i møte, og det skal føres protokoll over hvilke saker styret behandler. Protokollen skal også gi annen relevant informasjon om selve styrebehandlingen og de beslutninger som er fattet.

For at styret skal kunne fatte beslutning er det et krav at minst halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Det er samtidig et krav at alle styremedlemmer er gitt anledning til å delta i behandling av saken, slik at alle styremedlemmer som minimum må ha blitt informert om møtet og hvilke saker som skal behandles, og herunder ha vært gitt anledning til å gi uttrykk for sin mening. Dersom disse kravene ikke er oppfylt, vil styrets beslutning som utgangspunkt være ugyldig.

7. Daglig leders ansvar

Daglig leder står for den daglige ledelse av virksomheten, og har naturlige fullmakter knyttet til dette (stillingsfullmakt). Det er ikke uvanlig at det vedtas særlige fullmaktsregler hva gjelder ramme for daglig leders fullmakter. Slike fullmakter besluttes av generalforsamlingen.

Det er ikke krav om å ha daglig leder i alle selskaper. For selskap som ikke har daglig leder vil ansvaret som hører under stillingen falle på styret (§ 6-14 (1), siste setning), og normalt i praksis på styreleder.

Daglig leders styring og beslutningsfullmakt er avgrenset mot saker som «etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning». Hva som faller innenfor og utenfor dette begrepet vil avhenge av selskapets drift og organisering, og vil måtte vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Saker som går ut over daglig leders rolle må behandles av styret.

Som del av sin rolle skal daglig leder minst hver fjerde måned rapportere til styret om «selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling».

8. Generalforsamlingen

Generalforsamling er selskapets øverste myndighet, og er stedet hvor eierne kan påvirke selskapets drift. Ordinær generalforsamling gjennomføring skal avholdes innen 6 måneder etter regnskapsårets avslutning, og skal behandle godkjennelse av årsregnskap, eventuell årsberetning og eventuelt utdeling av utbytte. Normalt vil generalforsamlingen også omfatte valg til styret.

Ved behov kan det også avholdes ekstraordinær generalforsamling. Dette kan fremmes som krav fra revisor, aksjeeiere eller av styret.

Generalforsamlingen, enten det er ordinær eller ekstraordinær, kan bare behandle saker som er omhandlet i innkallingen. Unntak gjelder dersom alle aksjeeiere samtykker. Aksjeeier kan på generalforsamlingen kreve at daglig leder og styret svarer på relevante spørsmål knyttet til selskapets drift og situasjon.

På generalforsamlingen har alle aksjer en stemme hvis ikke annet følger av lov eller vedtekter. Gjennom vedtektene kan det bestemmes at enkelte aksjer skal ha mer stemmevekt enn andre (A- og B-aksjer). Avhengig av sak som skal behandles kan det være ulike krav til stemmeovervekt for å fatte beslutning (alminnelig flertall, to tredjedels flertall, kvalifisert flertall eller enstemmighet).

9. Grenser mot ansattes rettigheter

Ansatte kan ha rett til å velge medlemmer til styret. Ut over dette vil ansattes formelle interesser i et aksjeselskap først og fremst være styrt av annen lovgivning, som f.eks. arbeidsmiljøloven og ferieloven.

En ansatt som f.eks. opplever usaklig oppsigelse vil måtte gå til søksmål mot selskapet ved styrets leder. Et eventuelt erstatningsansvar vil da ligge på selskapet som sådan. Hvis selskapet går konkurs kan ansatte ut fra forholdene fremme krav mot styret, styreleder og/eller daglig leder.

10. Internkontroll og oppfølging

For å sikre forsvarlig drift og forsvarlige arbeidsvilkår for ansatte, er selskaper som har ansatte underlagt et betydelig antall lover og forskrifter som nærmere angir plikter som tilligger selskapet. Noen eksempler på slike regler er

• Internkontrollforskriften
• Risikostyringsforskriften
• Regnskapsloven og skatteloven
• Plikt til å sende a-melding

For ethvert selskap er det viktig å ha gode planer og rutiner for å sikre at alle slike offentlige krav følges opp og etterleves. Manglende oppfølging og etterlevelse kan etter forholdene føre til bøter, konkurs og erstatningskrav mot styret og daglig leder.

11. Aksjekapitalen

Et selskap skal ha en aksjekapital på minst kr 30.000. Det er videre et krav om at selskapet skal ha en «egenkapital og likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet». Hvor stort kravet til egenkapital må vurderes i det enkelte tilfelle.

Det er ikke nødvendig at egenkapitalen foreligger i form av aksjekapital. Den kan også etableres gjennom overkursfond og tidligere års overskudd (opptjent egenkapital). For selskap som vurderer å ta utbytte er det viktig å være oppmerksom på forskjellene mellom reglene om «fri egenkapital», som sier noe om hva som maksimalt kan tas som utbytte, og lovens krav om forsvarlig egenkapital og likviditet. Beregningen av fri egenkapital er rent teknisk og tar ikke inn over seg de mer skjønnsmessige vurderinger knyttet til forsvarlig kapital. Herunder er det også viktig å være oppmerksom på at ved vurdering av forsvarlig egenkapital, så er det den reelle egenkapitalen som skal vurderes, ikke den balanseførte. Også dette kan medføre tidvis betydelige forskjeller mellom hva som isolert kan beregnes som lovlig utbytte sett mot hva som faktisk kan tas ut for å opprettholde forsvarlig egenkapital.

a. Forhøyelse og nedsettelse av aksjekapitalen

I noen situasjoner kan det være hensiktsmessig å gjøre endringer i aksjekapitalen gjennom innhenting av ny kapital (emisjon) for å styrke selskapets finansielle stilling og egenkapital, eller gjennom kapitalnedsettelse for å hente ut midler som ikke lenger er nødvendige å ha stående i selskapet, f.eks. fordi virksomheten har blitt nedskalert og ikke lenger trenger like mye egenkapital.

Aksjeloven gir klare regler for hvordan slike prosesser skal gjennomføres.

Beslutning om kapitalforhøyelse fattes av generalforsamlingen, etter forslag fra styret. Vedtaket skal inneholde all nødvendig informasjon om hvordan og på hvilke vilkår emisjonen skal gjennomføres, herunder også eventuelle særlige vilkår.

Avhengig av hvordan tegningen av aksjer skal gjøres, kan den enten gjøres i generalforsamlingen, eller innen nærmere bestemte frister. Etter at tegning er fullført og kapital mottatt skal den meldes til Foretaksregisteret via Altinn innenfor bestemte frister. Kapitalforhøyelsen anses gjennomført når registrering i Foretaksregisteret er foretatt. Ved oversittelse av frister er forhøyelsen ikke gyldig, og prosessen må eventuelt gjentas.

Det er også mulig for generalforsamlingen å gi styret fullmakt til å gjennomføre emisjon. I så fall vil styret kunne foreta selve prosessen med tegning innenfor nærmere bestemte rammer og deretter melde kapitalforhøyelsen i Altinn uten ny behandling på generalforsamlingen.

Prosessen med kapitalforhøyelse omfatter mange formelle detaljer som skal gjøres riktig for at forhøyelsen skal bli godkjent ved melding i Altinn. Dersom noen av detaljene mangler vil saken bli sendt i retur for utbedring. Sett i lys av de saksbehandlingstider som tidvis gjelder for slike meldinger, kan en slik korreksjonsrunde skape potensielt store forsinkelser i ulike prosesser. For selskaper som ikke er kjent med alle detaljer i hvordan dette skal gjøres kan det derfor være fornuftig å innhente bistand for kvalitetssikring av prosessene, for å sikre at alt gjøres riktig og går gjennom på første forsøk.

12. Fusjon og fisjon

For noen selskaper kan det være aktuelt å endre organiseringen gjennom fusjon (sammenslåing med annet aksjeselskap) eller fisjon (deling av aksjeselskapet). Slike endringer kan gjøres både for å tilpasse og effektivisere selskapets virksomhet og drift, og som del av mer finansielle transaksjoner.

Hvilken prosess som gjennomføres, og hvordan den gjennomføres, kan ha tidvis stor betydning for ulike skattemessige posisjoner. Det er derfor viktig å også ta hensyn til disse økonomiske effektene når det vurderes om slike prosesser skal gjennomføres.

For både fusjon og fisjon inneholder aksjeloven nærmere bestemmelser om hvordan prosessene skal gjennomføres og dokumenteres. Som for kapitalforhøyelse er det her mange detaljerte og konkrete krav som skal oppfylles for at prosessen skal bli riktig og godkjent ved oppmelding via Altinn. Det er derfor viktig å sette seg grundig inn i regelverket, eller innhente ekstern bistand, før prosessen settes i gang, slik at feil kan unngås og gjennomføringen kan gjøres så effektiv som mulig. Les for øvrig mer om dette her.

13. Aksjeselskaper med to eiere

I mange tilfeller etableres et aksjeselskap med to eiere som ønsker et formalisert og godt samarbeid. Med tanke på rettferdighet enes de to ofte om å eie 50% hver, og gjerne også om at den ene skal være styreleder og den andre daglig leder.

Slike selskaper kan fungere svært godt så lenge samarbeidet faktisk fungerer og samarbeidsklimaet er positivt. Samtidig er en slik ordning noe av det som kan gi størst utfordringer dersom det oppstår uenighet og konflikt mellom eierne. For da kan situasjonen formelt bli så fastlåst at det eneste alternativet som til slutt står igjen er konkurs eller avvikling.

Dersom de to eierne blir uenige, vil det ikke være mulig å oppnå relevante beslutninger på generalforsamling uten at en av partene gir seg. I praksis kan saken bli avgjort ved at det på generalforsamling kastes mynt og krone om hvem som skal være møteleder, hvoretter møteleder bruker sin dobbeltstemme til å fatte den beslutning vedkommende støtter. Men motpartens svar på dette kan da umiddelbart være å kreve ny ekstraordinær generalforsamling hvor saken bes tatt opp på nytt. Og slik blir det gående.

Videre er det mange som ikke er oppmerksomme på at den som er styreleder i et slikt selskap sitter på makten til å kunne begjære oppbud, i mange tilfeller uten at den andre eieren vil ha formelt grunnlag til å reise innsigelser, herunder fordi en aksjonær ikke anses å ha rettslig interesse i å anke en konkursåpning begjært av selskapet. Eier som ikke er styreleder vil i slike tilfeller være avgrenset til eventuelt å ta ut søksmål mot styret i etterkant.

Det finnes mange eksempler på selskaper som har tapt store penger, og tidvis gått konkurs, fordi eierne har kommet i en konflikt hvor ingen har ønsket å gi seg, med den konsekvens at virksomheten velter.

Det finnes tiltak som kan gjøres for å motvirke risikoen for slike hendelser, herunder gjennom å innta nærmere bestemmelser i aksjonæravtaler og vedtekter.

14. Noen anbefalinger

For å sikre en god og lønnsom drift i samsvar med aksjelovens og andre lovers bestemmelser, er det flere enkle tiltak som kan gjøres som understøtter dette.

a.  Kompetent styre

Alle selskaper med en viss omsetning og kompleksitet bør sterkt vurdere å innhente kompetent styrekompetanse. Dette kan enten hentes blant eierne eller, for selskaper med få aksjonærer, eksternt.

Eksterne styremedlemmer vil normalt kreve noe styrehonorar i samsvar med det ansvar og den arbeidsbelastning de påtar seg. Men i mange tilfeller vil dette være en investering som kompenseres gjennom god bistand til ryddig drift hvor styret påser at virksomheten er i forkant av mulige problemer og kontinuerlig i samsvar med lover og regler.

Hvilken kompetanse som skal hentes inn må vurderes i det enkelte selskap, men samlet sett bør styret sitte på god kompetanse innen alle sentrale fagområder (økonomi, juridisk, marked og virksomhetsfaglig).

b. Utfyllende vedtekter og eventuelt aksjonæravtaler

For å begrense mulighetene for uløselige konflikter mellom eierne, kan det være hensiktsmessig å innta relevante bestemmelser i vedtekter og eventuelt aksjonæravtaler som regulerer hvordan ulike situasjoner skal håndteres dersom de oppstår. Det kan der også fastsettes særlige regler for beslutningsmyndighet og om hvem som skal være styreleder og daglig leder.

c.  Dokumenterte prosesser og beslutninger

Ved tilsyn, og når problemer eventuelt oppstår, vil det normalt bli et spørsmål om selskapet kan dokumentere hva som er gjort på ulike tidspunkt og i ulike sammenhenger. Skriftlige rutiner, dokumenterte prosesser, referat fra styremøter og generalforsamlinger, protokoll fra møter i ledelsen og med ansatte mv. kan bli viktige beviser for å dokumentere at selskapet har opptrådt ryddig og i samsvar med gjeldende krav.

Den viktigste effekt av slik skriftlighet er at dokumentasjonen i seg selv medfører at forhold faktisk er gjennomtenkt og tiltak iverksatt, noe som reduserer risikoen for at problemer skal oppstå. Dernest er effekten at hvis en konflikt oppstår, så kan selskapet dokumentere sine vurderinger, hvilket kan styrke selskapets posisjon i konflikten. Videre vil dette også kunne ha stor betydning for eventuell risiko for at styremedlemmer og daglig leder skal kunne holdes personlig ansvarlig for tap andre påføres. Så lenge det kan dokumenteres at det løpende er gjort arbeid og tatt beslutninger i lys av den informasjon som har vært tilgjengelig, med selskapets beste interesser i fokus, så skal det normalt mye til for at handlingene skal gi grunnlag for erstatningskrav.

Vi har ansatte advokater med lang erfaring, og med over 20 års erfaring fra operasjonell virksomhetsdrift og økonomistyring. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hva vi eventuelt kan bistå med.